La Asociación - Actas y memorias

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Memoria del ejercicio 2000-2001

En el momento de presentar nuestra candidatura, los integrantes de la actual Junta Directiva, antes que por presentar un programa detallado, optamos por comprometernos con unas líneas de actuación que básicamente se centraban en 1) el mantenimiento de las actividades que la AEFCF ya llevaba a cabo, y 2) continuar la línea de crecimiento de la Asociación, tanto en el número de socios como en las funciones e interés que podría desarrollar la Asociación de cara a los aficionados y profesionales del género.

La tarea está cumplida solo a medias, y hemos encontrado algunos problemas realmente inesperados que comprometen por entero la realización del segundo de los objetivos.

Lo relativo al mantenimiento de las actividades, si bien no ha estado libre de contratiempos, es algo que en líneas generales podemos contemplar con una moderada satisfacción, sin dejar de ser conscientes de que hay una serie de puntos que mejorar. Vaya ante todo nuestro agradecimiento a los integrantes de la Junta anterior por su ayuda en los meses que siguieron al relevo de Junta, así como a todos los socios que en un momento u otro no han dudado en echar una mano al "ejecutivo" en funciones para llevar a cabo tareas específicas.

No nos extenderemos ennumerando las actividades realizadas, ya que en cada número de Pórtico los socios han recibido información detallada de las tareas de la Asociación. En general, la primera mitad del mandato ha servido para afinar el funcionamiento de cada una de las áreas que cubre la AEFCF, siguiendo las bases puestas por la Junta anterior, y definiendo un modus operandi que garantice sin problemas la continuidad de tareas para las Juntas que nos sigan. La realización del Pórtico; el mantenimiento y ampliación de la base de datos del Servicio de Prensa; la optimización de la base de datos de socios (actualmente pendiente de completar, pero que será activa en poco tiempo y quedará lista para Juntas posteriores); los contactos y acuerdos con otras Asociaciones (cuyo primer resultado palpable tiene lugar en esta misma HispaCon, con los socios de la AGASF votando los Ignotus, y la representación de la AEFCF en otras convenciones del género); la continuidad del proyecto eLibris tras el relevo del responsable al cargo; los frutos que comienza a dar el Servicio de Prensa, el boletín Espora, y el mantenimiento de contactos a nivel internacional en cuanto a que la AEFCF en particular, y la ciencia ficción y fantasía españolas en general comiencen a "sonar" fuera del fandom y fuera del país; la actividad y presencia estable en internet de la Asociación; el que -pese a las dificultades- se mantenga la edición de las dos Antologías anuales; el moderado pero constante aumento del número de socios, que ha tenido como consecuencia la tirada de una segunda edición del CD-ROM de Mundos en la Eternidad; la atención a la continuidad de las HispaCones, con la propuesta en firme de Barcelona 2002 y las posteriores candidaturas de Madrid y Valencia...

Y, sin embargo, no estamos contentos. En el punto siguiente explicamos los motivos.

B. Informe sobre el estado de la Asociación.

Los socios han podido percibir como problemas más destacados todos los relativos a retrasos en la edición de publicaciones. Los primeros meses, Pórtico ha salido sistemáticamente fuera de plazo, si bien la situación se va normalizando poco a poco y confiamos en que a partir de ahora eso no vuelva a ser un problema. Más sangrante fué lo relativo a la entrega del Visiones 2000, que por causas ajenas a nuestra voluntad no estuvo en manos de los socios hasta ya comenzado el año 2001. Pero ese retraso (evidente para los socios) y la no realización de algunas iniciativas (que nos planteamos en la Junta para realizar en el ejercicio precedente pero que no han podido ser llevadas a cabo) son tan solo la parte más o menos visible de un problema más serio. Dos problemas, en realidad.

El primero es básicamente de tipo económico. Tanto el Fabricantes de Sueños 2000 y el Visiones 2000 (incluídos en el presupuesto de la anterior Junta) como ambas antologías para el 2001 (en nuestro presupuesto) han superado o van a ver superados irremediablemente los presupuestos. De esto se dará información más extensa en el segundo documento, el informe de Tesorería, pero en líneas generales se puede señalar lo siguiente: usamos presupuestos demasiado optimistas que no se corresponden con la realidad editorial. Se trata de mantener la tirada y las características de las ediciones con cantidades que no resultan ser viables al precio de mercado. El resultado afecta tanto a la calidad de la edición (hay que buscar la imprenta más barata al margen de otras consideraciones, sin margen de maniobra) como a los tiempos de entrega (la más barata no será necesariamente la más rápida, ni la que cumpla mejor los plazos comprometidos) como al propio trabajo de los responsables encargados de la edición (que han de perder un tiempo valioso en búsquedas y negociaciones para conseguir ahorros, una vez más sin margen de maniobra). Problema económico que se extiende al resto de trabajos (desde la edición del Pórtico al gasto en correos) o que simplemente imposibilita llevar a cabo nuevos proyectos. Respecto a ésto último, los socios recordarán que la web de la Asociación se encuentra en un servidor donde se nos cede el espacio gratuítamente, lo que implica una serie de restricciones. Uno de los proyectos que esta Junta quería llevar a cabo durante el ejercicio anterior pasaba por convertir la página web en algo más que un escaparate, añadiendole funciones de uso exclusivo para los socios, y que ha tenido que ser cancelado al no tener la autorización para instalar lo necesario... ya que hay que pagar por ello.

De este modo hemos llegado a una situación "sostenible" (hasta la próxima subida de tarifas de correos, imprentas...) pero estática. Se puede hacer lo que se hace hasta ahora, pero no más. Y dentro de un tiempo indeterminado comenzará a deteriorarse la calidad de la oferta que la AEFCF puede ofrecer a sus socios.

El segundo problema es más grave aún. Con objeto de paliar en parte la situación anterior, la Junta ha comenzado contactos con otras entidades de cara a obtener algún tipo de ayuda, bien fuese económica (ingresos adicionales, e independientemente de los conseguidos a través de ventas y cuotas), bien fuese como servicios de algún tipo (como por ejemplo la cesión de un espacio donde disponer la "creación de un centro documental especializado", finalidad explícita en los estatutos y que hoy por hoy aún no se ha alcanzado). Por otra parte hemos comenzado a trabajar en la mejora de la distribución, de forma que pudiesemos aumentar las ventas colocando las ediciones de la AEFCF a traves de canales más profesionales. Y aquí hemos encontrado la mayor dificultad y que más riesgo entraña para la Asociación.

No somos absolutamente legales. Tampoco tenemos regularizada la relación con Hacienda.

La situación de cara al Registro de Asociaciones es irregular. No consta memoria de las primeras Asambleas, ni arreglos de papeleos legales de cara a formalizar los cambios de Junta en el Registro. A efectos prácticos, la Junta actual no es un interlocutor válido para dirigirse a otra entidad, pública o privada, en busca de subvenciones o apoyos. Esta irregularidad se mantiene desde el primer cambio de Junta Directiva, por lo que, por desagradable que resulte, mientras no se resuelva ésto la Asociación tiene las manos atadas para tomar cualquier iniciativa en este sentido, y ha obligado a abortar las que esta Junta tenía en proyecto.

Los primeros pasos para corregir ésto se están dando ya, y según se produzcan avances concretos se informará a los socios. No queremos pasar este punto sin agradecer, una vez más, la ayuda al respecto que nos está dando la Junta anterior y su secretario Alejandro Salamanca en particular.

El tema con Hacienda es también delicado. Ninguna de las publicaciones de la Asociación ha declarado nunca IVA, pero se han vendido. Y aunque declarada como "asociación sin ánimo de lucro" estamos libres del pago de IVA, la exención de pago debe solicitarse legalmente. No nos consta que se haya hecho anteriormente. Seguir como hasta ahora equivale a hipotecar el futuro de la Asociación. Antes o después Hacienda se dará cuenta... y hay multas para estos casos. Algo que debe hacerse lo antes posible: regularizar la situación, tampoco estará libre de costes (deben pagarse los IVAs atrasados). La alternativa de limitarnos a sacar fanediciones de distribución interna no solo está en contra de los objetivos de la Asociación ("la promoción de la fantasía y la ciencia ficción en España", según los estatutos, entre otras cosas relacionadas) y corta de raíz cualquier posibilidad de crecimiento, además se trata de una tarea que no corresponde a la Asociación sino a iniciativas particulares.

Resumiendo, y los socios nos sabrán disculpar la crudeza del planteamiento (pero así están las cosas): Hasta que no estén resueltos todos los aspectos administrativos arriba mencionados, la AEFCF tiene comprometido su futuro y no puede aspirar a ser realmente representativa y de valor como Asociación de profesionales y aficionados al género. Este será el asunto más importante a debatir en la próxima Asamblea, y se trata de un punto decisivo para el futuro de la Asociación, por lo que rogamos la máxima asistencia.

C. Estado de cuentas.

Como ya recordareis, comenzamos nuestro mandato con algunos meses de antelación respecto a las fechas habituales de relevo. Esto ha obligado a que nuestra Junta haya tenido que trabajar tanto con su propio presupuesto como con parte del aprobado para el ejercicio anterior, que cubría los meses de julio a noviembre de 2000. Por tanto presentamos el resumen de cuentas desde el último publicado por la anterior Junta hasta el momento actual. Lamentablemente, aún no hemos cerrado los datos de los últimos meses del ejercicio previos a la Asamblea (julio, agosto y septiembre), por lo que la información que aquí resumimos se completará en Zaragoza.

Resumen de cuentas desde mayo de 2000 a junio de 2001, ambos inclusive:

Saldo al 30/04/00                               294.954
Ingresos
  Cuotas de los socios              826.600
  Ventas de material                238.826
  Otros ingresos:
    1ª edición CD (parte Avalon)    100.000
                              Total Ingresos: 1.165.426
Gastos
  Gastos de Secretaría y Tesorería:
    Correos y mensajería            149.257
    Otros gastos                     61.552
         Total Secretaría y Tesorería: 210.809
  Pórtico                              332.800
  Ediciones AEFCF:
    Fabricantes 2000                302.909
    Visiones 2000                   187.000
    CD-ROM (incluye 2ª ed)          187.703
               Total gastos Ediciones: 677.612
  Otros gastos:
    Monolitos y chapas Ignotus       59.840
    Representación Espatrek 2000     15.200
                   Total Otros gastos: 75.040
                                Total gastos: 1.296.261
                  Diferencia ingresos-gastos:  -130.835
Saldo al 30/06/01                               164.119

El capítulo de los gastos da, sin embargo, una perspectiva más negativa. Los aumentos de los costes en correos se han llevado la mayor parte del presupuesto para gastos de Secretaría y Tesorería, que si bien no han alcanzado la cantidad prevista, es posible que la superen al término del ejercicio. También han afectado a los envíos de Pórtico (332.800 en la totalidad del periodo, 293.210 contando solo a partir de Julio de 2000, y en cualquier caso superando ya el prespuesto de 270.000) algo agravado por el aumento simultáneo de los costes de edición.

En cualquier caso, la parte más afectada por la subidas ha sido la de edición de publicaciones. 302.909 del Fabricantes de Sueños 2000 (frente a las 200.000 prespuestadas), 187.000 del Visiones 2000 (frente a 140.000), y 215.000 del Visiones 2001 (frente a 175.000), en imprenta en el momento de escribir estas líneas. Hacemos constar, por otra parte, que el coste del Visiones 2001 es mayor aún, corriendo los gastos adicionales (portada a todo color) a cuenta del seleccionador, Luis G. Prado, que ha optado por dar mayor atractivo al libro sin cargarlo a los costes de la AEFCF (señalamos también que dicho cargo no aparece en el resumen anterior por ser posterior al cierre del ejercicio mensual). Ante la falta de liquidez no ha quedado más remedio que aplazar la edición del Fabricantes de Sueños 2001, a la espera de los próximos ingresos por renovaciones.

En cualquier caso la situación es inestable. Como se puede comprobar en el resumen, la diferencia ingresos-gastos es negativa, aunque el saldo se mantendrá duante un tiempo por encima de los números rojos debido a las periódicas renovaciones. Ya que en las cercanías de las Hispacones es cuando se produce el mayor número de éstas, aún contaremos con fondos suficientes a algo más de corto plazo. Sin embargo, y como ya se ha mencionado anteriormente, es una estabilidad ficticia, ya que la próxima subida de precios obligará a recortes si no se produce una subida pareja de los ingresos. Por supuesto, sobra añadir que la capacidad de maniobra ante imprevistos o gastos adicionales es nula, algo que es muy importante considerar ya que, como se ha señalado en el documento anterior, el estado de la Asociación forzará gastos administrativos imposibles de cuantificar en este momento.

D. Proyectos 2001-2002

Tras todo lo expuesto anteriormente, nos hubiera gustado incluir aquí una relación con algunas de las ideas más interesantes que teníamos como proyectos para llevar a cabo durante el próximo ejercicio. Sin embargo, y aunque no perdemos la esperanza de mostrar novedades en la próxima HispaCon, hemos de ser realistas y centrarnos en las actividades más urgentes.

Por una parte, el mantenimiento. Continuar con las cosas que están en marcha como siempre, editar antes de finales de año el Fabricantes de Sueños 2001, y preparar para el siguiente sendas antologías: el Visiones 2002 y el Fabricantes de Sueños 2002.

Pero ante todo, el objetivo más importante será poner en orden a la AEFCF en su conjunto y sanear la situación, de forma que las posteriores Juntas no tengan que heredar problemas administrativos pendientes y tengan libertad para poner en marcha cualesquiera iniciativas que crean de interés, sin preocuparse de verlas truncadas por irregularidades legales o problemas con el fisco.

Va a ser un año duro, no lo negamos. Contamos con vuestro apoyo.

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